Wie gehen wir mit ungeplanten und unkontrollierten Erweiterungen des Projektumfags um?
Diese Frage habe wir bei diesem #livestream aus der “Unplugged-Reihe” an unsere Expert:innen und Agile Coaches weitergegeben.
🙏 Dankeschön an alle, die mit dabei waren. Wir fassen hier die wichtigsten Takeaways kurz und knapp zusammen. Die vollständige Video-Aufzeichnung dieser Folge können Sie hier abspielen.
Video-Aufzeichnung:
“Scope Creep” ist ein Begriff, der vielleicht noch nicht so geläufig, aber mit Sicherheit allen Projektleiter:innen gut bekannt ist.
Unsere Expert:innen bestätigen, dass Projekterweiterungen in ihren Projekten auf der Tagesordnung stehen. Das deckt sich mit dem Ergebnis unserer jüngsten LinkedIn-Umfrage, in der 70% von über 800 Personen angaben, häufig mit Erweiterungen der Projektanforderungen konfrontiert zu sein.
Better never walk alone!
Normalerweise verzichten unsere Expert:innen in unseren Agile Coaching #livestreams auf Eigenwerbung und Positionierung. Doch dieses Mal war es anders: Es gab kaum einen Tipp oder eine Empfehlung ohne darauf hinzuweisen, dass die Durchführung besser zu zweit und mit externen Experten zu bewerkstelligen ist.
Sämtliche Best-Pratice Empfehlungen in diesem #liverstream, wie zum Beispiel
bei auftretenden Projekterweiterungen eine transparente Darstellung und rasche Beurteilung mit dem Leitungsgremium durchzuführen - auch wenn von der Projektleitung die klare Empfehlung “nein, das machen wir nicht” angebracht ist,
von Anbeginn eines Projektes mit einem möglichst konkreten und für die gesamte Laufzeit des Projektes andauernden “Erwartungshaltungs-Management” zu arbeiten - am besten mit systemischer Auftragsklärung um nichts zu übersehen oder
die versteckten Motive und Absichten hinter solchen Projekterweiterungen zu hinterfragen,
kamen mit der Ergänzung: das geht besser zu zweit - mit erfahrenen Expert:innen. Denn vier Augen mehr sehen mehr als zwei. Und weil erfahrene Expert:innen speziell in diesen kritischen Momenten Projektmanager:innen mit Argumenten und Überzeugungskraft den Rücken stärken können.
Unsere 3 Quick-Fix Tipps für Projektleiter:innen:
Was aber können Sie selbst und jederzeit - auch später im schon laufenden Projekt - aufsetzen:
Starten Sie Change-Request Listen
Die schriftliche Dokumentation sämtlicher Projekt-Erweiterungen und Änderungen schafft eine gemeinsame Orientierung im Projektteam und unterstützt Sie in der Kommunikation mit dem Leitungsgremium.Holen Sie sich Ihre Handlungsfähigkeit zurück
Projekterweiterungen finden oft an den “Rändern des Projektes”, in den täglichen Abstimmungs-Meetings direkt mit Ihrem Projektteam und teilweise ohne Ihr Wissen statt. Führen Sie daher in Ihrem Projektteam die Regel ein, dass sämtliche Projektwünsche und Anregungen an die Projektleitung zu melden sind.Halten Sie ständig Kontakt zum Leitungsgremium
Oft beschränkt sich die Kommunikation zwischen der Projektleitung und dem Projektlenkungsausschuss auf die formal angesetzten Ausschusssitzungen. Wichtige Informationen aus dem laufenden Projekt sowie ständig auftretende Aufgabenerweiterungen gehen dabei jedoch verloren. Oder können in einer regulären Sitzung nicht angemessen behandelt werden.
Erfahren sie mehr in unserer #livestream Aufzeichnung!
Auf die Plätze, fertig, LERNEN!
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